Najčešće pogreške i propusti u radu učitelja su pogreške pri pisanju zapisnika. Mnoge škole nemaju propisani obrazac za vođenje zapisnika, a neke škole su pisanje zapisnika svih kolegijalnih tijela uredile Poslovnikom ili Pravilnikom.
Zapisnik ima obilježje isprave kojom se potvrđuje rad i oblik rada
Zapisnici koje se obavezno vode u svakoj školi:
- Zapisnici sjednica UV / NV
- Zapisnici sjednica razrednih vijeća
- Zapisnici sjednica Školskog odbora
- Zapisnici sjednica Vijeća roditelja
- Zapisnici roditeljskih sastanaka
Svaki zapisnik mora imati:
Naziv sjednice (s rednim brojem), npr. Zapisnik s 1. sjednice Učiteljskog vijeća, Mjesto, datum održavanja sjednice i vrijeme početka održavanja sjednice (u satima), Broj/imena prisutnih (nazočnih članova), Popis odsutnih (ime i prezime, te opravdano ili neopravdano), Popis drugih pozvanih i nazočnih osoba (mogu sudjelovati u radu ali su bez prava pri glasanju), Ime predsjedavatelja sjednice (nije potrebno ako je propisano nekim aktom škole), Ime zapisničara, Utvrđivanje kvoruma (potvrda da je na sjednici nazočan potreban broj članova za pravovaljano odlučivanje), Dnevni red sjednice – sjednica se održava po točkama dnevnog reda.
Predsjedavatelj sjednice PREDLAŽE DNEVNI RED i daje ga na usvajanje nazočnima koji ga glasovanjem prihvaćaju – A MOŽE SE I NADOPUNITI!
Zapis rada na sjednici:
- tijek rada na sjednici i predmete o kojima se raspravljalo te imena osoba koje su sudjelovale u raspravi i sažet prikaz njihova izlaganja
- rezultate glasovanja o pojedinim prijedlozima odnosno točkama dnevnog reda
- izdvojeno mišljenje pojedinog člana, ako on zatraži da se to unese u zapisnik
- Vrijeme zaključivanja ili prekida sjednice
- Oznaku priloga koji su sastavni dio zapisnika
- Potpis predsjedavatelja sjednice i zapisničara
Tijekom sjednice:
- Predsjedavatelj sjednice obrazlaže temu/prijedlog
- Otvara se rasprava o temi
- Donosi se odluka – glasovanjem (može biti javno ili tajno)
- za donošenja odluke predsjedavatelj sjednice pita tko je ZA, tko je PROTIV, te tko je SUZDRŽAN
- način tajnog glasanja je propisan aktom škole
Tijek sjednice se može bilježiti:
- Zapisničar bilježi sve pod imenom i prezimenom diskutanta u prvom licu
- Prepričavanjem
Ukoliko je netko od prisutnih napustio sjednicu ili je netko naknadno došao, zapisničar to mora navesti u zapisniku (zabilježiti ime i prezime te vrijeme odlaska/dolaska).